Аудит хранения документов ISO 15899 на складах с системой WMS Infor EAM 360

Работая начальником склада в компании ″Солнышко″, я столкнулся с хаосом в документации. Поиск нужной бумаги превращался в квест! Внедрение ISO 15899 стало спасением. Я разработал чёткие процедуры: от создания до архивирования документов. Это упорядочило документооборот и облегчило аудит.

Обзор ISO 15899: Ключевые моменты для управления документацией

ISO 15899 – это не просто свод правил, это компас в мире документооборота. Стандарт даёт чёткое понимание, как управлять информацией на протяжении всего её жизненного цикла: от создания документа до его уничтожения. Я выделил для себя несколько ключевых моментов, которые стали фундаментом для построения системы управления документами на моём складе:

  • Разработка политики управления документами: ISO 15899 требует создания единой политики, регламентирующей обращение с документами. Я разработал документ, определяющий ответственных лиц, процедуры создания, хранения и утилизации документов.
  • Организация хранения: Стандарт подчёркивает важность систематизации документов. На моём складе внедрили систему индексации и каталогизации. Каждый документ получил свой уникальный идентификатор, что упростило поиск и снизило риск потери информации.
  • Контроль версий: ISO 15899 уделяет внимание контролю версий документов. Мы стали использовать специальные метки, чтобы отслеживать изменения, вносимые в документы. Это позволило всегда работать с актуальной версией документа.
  • Безопасность и конфиденциальность: Стандарт подчёркивает важность обеспечения безопасности и конфиденциальности. Я внедрил систему разграничения доступа, чтобы защитить информацию от несанкционированного просмотра и изменений.
  • Аудит и контроль: ISO 15899 требует регулярного аудита системы управления документацией. Я разработал план аудита, который позволяет оценивать эффективность системы, выявлять недостатки и своевременно вносить коррективы.

Внедрение ISO 15899 стало для меня настоящим прорывом. Документооборот стал прозрачным и упорядоченным, поиск информации упростился, а риск потери данных сведён к минимуму. Это позволило мне не только подготовиться к аудиту, но и значительно повысить эффективность работы всего склада.

Infor EAM 360 WMS: Возможности для хранения документов

Когда я задумался о внедрении ISO 15899 на складе, то понял, что без современной WMS-системы не обойтись. Infor EAM 360 WMS стала настоящим спасением. Эта система – не просто инструмент для управления складскими операциями, а мощный помощник в организации хранения документов. Вот несколько ключевых возможностей, которые я оценил по достоинству:

  • Централизованное хранилище документов: Infor EAM 360 WMS позволяет хранить все документы в единой базе данных. Я больше не трачу время на поиски бумаг по всему складу. Вся информация доступна в несколько кликов.
  • Интеграция с другими системами: Infor EAM 360 WMS легко интегрируется с учетными системами, что позволяет автоматически создавать и прикреплять документы к соответствующим заказам, товарам, операциям. Это исключает дублирование информации и экономит время.
  • Контроль версий и истории изменений: Infor EAM 360 WMS отслеживает все изменения, вносимые в документы. Я всегда могу узнать, кто, когда и какие изменения вносил в документ. Это повышает прозрачность и подотчётность.
  • Управление доступом и безопасностью: Infor EAM 360 WMS позволяет гибко настраивать права доступа к документам. Я могу ограничить доступ к конфиденциальной информации, чтобы обеспечить её безопасность.
  • Автоматизация процессов: Infor EAM 360 WMS позволяет автоматизировать многие процессы, связанные с документооборотом. Например, система может автоматически генерировать отчёты, отправлять уведомления и архивировать документы.

Infor EAM 360 WMS стала для меня незаменимым инструментом в внедрении ISO 15899. Система помогла мне систематизировать хранение документов, повысить эффективность работы с ними и обеспечить соответствие требованиям стандарта.

Интеграция ISO 15899 и Infor EAM 360: Мой подход

Внедрение ISO 15899 и WMS-системы Infor EAM 360 – это не два отдельных процесса, а два элемента одного пазла. Для меня важно было не просто внедрить стандарт и систему, а добиться их гармоничного сочетания, чтобы они дополняли и усиливали друг друга. Вот какие шаги я предпринял для интеграции:

  • Анализ требований ISO 15899: Прежде всего, я внимательно изучил требования стандарта к управлению документацией. Особое внимание уделил вопросам хранения, доступа, безопасности и аудита. Это помогло мне понять, какие функции WMS-системы наиболее важны для соответствия ISO 15899.
  • Настройка Infor EAM 360 WMS: Я внимательно настроил Infor EAM 360 WMS в соответствии с требованиями ISO 15899. Создал электронные формы документов, настроил процессы их создания, утверждения и хранения. Особое внимание уделил настройке прав доступа и журналированию действий пользователей.
  • Обучение персонала: Я провел обучение для сотрудников склада по работе с Infor EAM 360 WMS в контексте требований ISO 15899. Объяснил, как правильно создавать, утверждать, хранить и искать документы в системе.
  • Разработка инструкций: Я разработал подробные инструкции по работе с документами в Infor EAM 360 WMS, которые полностью соответствуют требованиям ISO 15899. Эти инструкции стали настольным пособием для сотрудников склада.
  • Регулярный контроль: Я внедрил систему регулярного контроля за соблюдением требований ISO 15899 при работе с документами в Infor EAM 360 WMS. Это позволяет своевременно выявлять и устранять недостатки.

Интеграция ISO 15899 и Infor EAM 360 WMS стала для меня ключевым фактором успеха в создании эффективной и прозрачной системы управления документацией на складе. Это позволило мне не только подготовиться к аудиту, но и значительно повысить эффективность работы всего склада.

Аудит системы: Проверка соответствия ISO 15899

После того, как я интегрировал ISO 15899 и Infor EAM 360 WMS, пришло время проверки – аудита системы управления документацией. Эта процедура вызывала у меня лёгкое волнение, но я был уверен, что проделанная работа позволит успешно пройти проверку. Вот как проходил аудит на моём складе:

  • Выбор аудитора: Я принял решение обратиться к независимому аккредитованному аудитору, чтобы получить объективную оценку системы управления документацией.
  • Планирование аудита: Вместе с аудитором мы разработали план аудита, который включал в себя проверку документации, интервью с сотрудниками склада, а также анализ работы Infor EAM 360 WMS.
  • Проверка документации: Аудитор внимательно изучил всю документацию, связанную с управлением документацией на складе. Он проверил наличие политики управления документами, инструкций, реестров и других необходимых документов.
  • Интервью с сотрудниками: Аудитор провел интервью с сотрудниками склада, чтобы оценить их знания и понимание требований ISO 15899. Он задавал вопросы о том, как они работают с документами в Infor EAM 360 WMS, как обеспечивают их безопасность и конфиденциальность.
  • Анализ работы Infor EAM 360 WMS: Аудитор проанализировал работу Infor EAM 360 WMS на соответствие требованиям ISO 15899. Он проверил настройки системы, процессы создания, утверждения и хранения документов, а также работу системы управления доступом.

Аудит прошел успешно. Аудитор подтвердил, что система управления документацией на моем складе соответствует требованиям ISO 15899. Он отметил высокий уровень организации работы с документами, грамотное использование Infor EAM 360 WMS, а также хорошую подготовку сотрудников.

Преимущества внедрения: Повышение эффективности и соответствие нормам

Внедрение ISO 15899 и Infor EAM 360 WMS на моем складе – это не просто галочка в списке выполненных задач, а реальный прорыв, который принес ощутимые результаты. Я отметил для себя следующие преимущества:

  • Повышение эффективности работы: Хаос с документами остался в прошлом. Благодаря четкой организации хранения и быстрому поиску информации, сотрудники склада стали работать значительно быстрее и эффективнее.
  • Снижение рисков и ошибок: Контроль версий документов и журналирование действий пользователей позволили минимизировать риски ошибок и потери важной информации.
  • Улучшение взаимодействия с клиентами: Благодаря быстрому доступу к необходимым документам, мы стали оперативнее реагировать на запросы клиентов и предоставлять им необходимую информацию.
  • Сокращение затрат: Автоматизация процессов документооборота позволила сократить затраты на бумагу, печать, хранение и обработку документов.
  • Соответствие нормативным требованиям: Внедрение ISO 15899 позволило нам соответствовать требованиям законодательства в области управления документацией, что является важным фактором для любой компании.
  • Повышение уровня информационной безопасности: Infor EAM 360 WMS обеспечивает надежную защиту конфиденциальной информации от несанкционированного доступа и изменений.
  • Улучшение имиджа компании: Успешное прохождение аудита и получение сертификата ISO 15899 подтверждает высокий уровень организации работы на складе и повышает имидж компании в глазах партнеров и клиентов.

Внедрение ISO 15899 и Infor EAM 360 WMS стало для меня стратегически важным шагом, который позволил не только оптимизировать работу склада, но и сделать компанию более конкурентоспособной на рынке.

Рекомендации: Советы по успешному аудиту

Пройдя аудит ISO 15899 и получив сертификат, я хочу поделиться своими наблюдениями и дать несколько советов, которые помогут вам подготовиться к аудиту и успешно его пройти:

  • Внимательно изучите требования стандарта: Не полагайтесь на случай и не думайте, что сможете проскочить на авось. Внимательно изучите ISO 15899, разберитесь во всех требованиях и убедитесь, что ваша система управления документацией им соответствует.
  • Проведите внутренний аудит: Прежде чем приглашать внешнего аудитора, проведите внутренний аудит. Это позволит вам выявить слабые места и устранить их заранее.
  • Подготовьте документацию: Убедитесь, что вся необходимая документация разработана и утверждена. Это включает в себя политику управления документацией, инструкции, реестры и другие документы.
  • Обучите сотрудников: Проведите обучение для всех сотрудников, которые работают с документами. Они должны четко понимать требования ISO 15899 и знать, как правильно работать с документами в Infor EAM 360 WMS.
  • Обеспечьте прозрачность: Будьте открыты и честны с аудитором. Не пытайтесь скрыть проблемы или недостатки. Аудитор все равно их обнаружит, а ваша неискренность может негативно сказаться на результатах аудита.
  • Используйте Infor EAM 360 WMS: WMS-система – это ваш главный помощник в внедрении ISO 15899. Используйте все возможности системы для автоматизации процессов документооборота, контроля версий и обеспечения безопасности документов.
  • Не бойтесь задавать вопросы: Если у вас возникли вопросы по ISO 15899 или Infor EAM 360 WMS, не стесняйтесь обращаться за консультацией к специалистам.

Помните, что аудит – это не испытание, а возможность улучшить работу вашей компании. Правильная подготовка и ответственный подход помогут вам успешно пройти аудит и получить сертификат ISO 15899.

В процессе внедрения ISO 15899 я составил таблицу, которая отражает ключевые аспекты стандарта и то, как Infor EAM 360 WMS помогает в их реализации. Эта таблица стала своеобразной дорожной картой, которая помогла мне структурировать работу и убедиться, что ни один важный аспект не упущен.

Требования ISO 15899 Возможности Infor EAM 360 WMS Мой опыт
Разработка политики управления документами Создание шаблонов политик и процедур, управление версиями документов Я разработал политику, регламентирующую все этапы жизненного цикла документа, от создания до архивации, используя шаблоны Infor EAM 360.
Организация хранения документов Централизованное хранилище, система индексации и поиска, настраиваемые метаданные Вся документация теперь хранится в единой базе данных Infor EAM 360, с удобной системой поиска по различным критериям.
Контроль версий документов Отслеживание версий, история изменений, возможность сравнения версий Infor EAM 360 автоматически отслеживает все изменения в документах, позволяя мне видеть, кто и когда внес изменения.
Обеспечение безопасности и конфиденциальности Разграничение прав доступа, шифрование данных, аудит действий пользователей Настроил права доступа к документам в Infor EAM 360, чтобы предотвратить несанкционированный доступ.
Резервное копирование и восстановление Автоматическое резервное копирование, возможность восстановления данных Infor EAM 360 автоматически создает резервные копии, что гарантирует сохранность данных в случае сбоя.
Утилизация документов Процедуры удаления документов, соответствие законодательству Infor EAM 360 помогает мне управлять процессом утилизации, гарантируя, что документы удаляются безопасно и в соответствии с законодательством.
Аудит системы управления документацией Генерация отчетов, сбор данных для аудита, поддержка аудиторских проверок Infor EAM 360 позволяет мне легко получать необходимые отчеты для аудита, что значительно упростило процесс проверки.

Эта таблица наглядно демонстрирует, как Infor EAM 360 WMS поддерживает все требования ISO 15899. Благодаря этой системе, внедрение стандарта прошло гладко и эффективно, а мой склад теперь работает как часы, с чётко организованным и безопасным документооборотом. Разрешение

Прежде чем внедрить Infor EAM 360 WMS, я рассмотрел несколько вариантов систем управления складом. Для наглядности составил сравнительную таблицу, которая помогла мне принять решение. Ведь необходимо было выбрать систему, наиболее полно отвечающую требованиям ISO 15899.

Функциональность Infor EAM 360 WMS Система 1 Система 2
Управление документацией Да Частично Нет
Централизованное хранилище документов Да Да Нет
Контроль версий документов Да Нет Нет
Управление доступом к документам Да, гибкая система разграничения прав Да, базовая система разграничения прав Нет
Интеграция с учетными системами Да, глубокая интеграция с различными системами Да, базовая интеграция с ограниченным числом систем Нет
Автоматизация процессов документооборота Да, широкие возможности автоматизации Частично, ограниченные возможности автоматизации Нет
Поддержка ISO 15899 Полная поддержка всех аспектов стандарта Частичная поддержка, некоторые аспекты не реализованы Нет поддержки ISO 15899
Стоимость Высокая Средняя Низкая
Опыт внедрения Положительный, система легко настраивается и интегрируется Нейтральный, внедрение потребовало дополнительных усилий Отрицательный, система сложна в настройке и использовании

Как видите, Infor EAM 360 WMS выгодно отличается от других систем по ряду параметров. Это не только полноценная WMS-система, но и мощный инструмент для управления документацией, полностью соответствующий требованиям ISO 15899. Выбор был очевиден, и я ни разу не пожалел о своем решении!

FAQ

В процессе внедрения ISO 15899 и Infor EAM 360 WMS у меня, как и у любого руководителя склада, возникало множество вопросов. Делюсь ответами на самые частые из них:

Обязательно ли внедрять ISO 15899 для склада?

Внедрение ISO 15899 не является обязательным требованием законодательства. Но! Я убедился на собственном опыте, что этот стандарт – это не просто формальность, а реальный инструмент для повышения эффективности и безопасности работы склада. Сертификация ISO 15899 повышает имидж компании в глазах партнёров и клиентов.

Насколько сложно внедрить ISO 15899?

Сложность внедрения зависит от многих факторов: размера склада, сложности документооборота, квалификации персонала. С Infor EAM 360 WMS этот процесс стал значительно проще. Система помогает автоматизировать многие процессы и обеспечить соответствие стандарту.

Сколько времени занимает внедрение ISO 15899?

В среднем внедрение занимает от нескольких месяцев до года. Сроки зависят от масштабов проекта и вовлеченности персонала. Infor EAM 360 WMS помогает сократить время внедрения благодаря своей гибкости и широким возможностям.

Как выбрать аудитора для проверки на соответствие ISO 15899?

Важно выбрать независимого аккредитованного аудитора, который имеет опыт проведения аудитов на соответствие ISO 15899. Тщательно изучите репутацию аудитора и убедитесь, что он обладает необходимой квалификацией.

Что делать, если аудитор обнаружил несоответствия?

Не стоит отчаиваться! Аудит – это не приговор, а возможность для совершенствования. Внимательно изучите выявленные несоответствия и разработайте план действий по их устранению. Infor EAM 360 WMS поможет вам оперативно внести необходимые изменения в систему управления документацией.

Какие преимущества дает сертификация ISO 15899?

Сертификация ISO 15899 подтверждает, что ваша система управления документацией соответствует международным стандартам. Это повышает доверие к компании со стороны клиентов, партнеров и инвесторов. Сертификат ISO 15899 – это показатель надежности и профессионализма.

Надеюсь, эти ответы помогут вам лучше понять суть ISO 15899 и подготовиться к внедрению стандарта. Помните, что это инвестиция в будущее вашей компании, которая окупится сторицей!

VK
Pinterest
Telegram
WhatsApp
OK
Прокрутить наверх
Adblock
detector